○御蔵島村役場処務規程
昭和六十二年二月一日
訓令第一号
御蔵島村処務規程(昭和二十九年訓令甲第一号)の全部を次のとおり改正する。
第一章 総則
(目的)
第一条 この規程は、別に定めるものを除き、村の事務の処理並びに職員の服務について規定し、事務執行能率の向上を図ることを目的とする。
(係の設置)
第二条 御蔵島村の課の設置に関する条例(昭和六十一年条例第十四号。以下「条例」という。)第一条に規定する課に、別表第一の係を置く。
(職)
第三条 課に課長を置く。
2 係に係長を置く。
3 課に主査を置くことができる。
(職責)
第四条 課長は村長の命を受けて総轄事務をつかさどり、課員を指揮監督する。
2 係長は課長の命を受け、係の事務を処理する。
3 主査は上司の命を受け、担任の事務を処理する。
4 前各項に定める職員以外の職員は、上司の命を受け事務に従事する。
第二章 事務分掌
(事務分掌)
第五条 各課及び各係の事務分掌は、概ね別表第二のとおりとする。
第三章 文書の管理
第一節 収受及び配付
(文書事務取扱いの原則)
第六条 文書は正確、迅速且つ丁寧に取り扱い、事務が適正、能率的に行われるよう処理し、及び管理しなければならない。
(課長の責務)
第七条 文書の収発及び保存については、総務課長が管理統制する。
(文書管理帳票)
第八条 文書の管理に必要な簿冊、帳簿等は次のとおりとする。
一 文書件名簿
二 文書発議件名簿
三 親展文書処理簿
四 文書郵送簿
五 金券送付簿
六 条例番号簿
七 規則、訓令、告示簿
(文書の閲覧)
第九条 職員は上司の許可を得ないで、職員以外の者に文書を閲覧させたり、文書の内容を告知してはならない。
(文書の庁外持出し)
第十条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、総務課長の許可を受けたときはこの限りでない。
(文書の記号及び番号)
第十一条 収受文書には、村名、課名、係名の各一字及び収又は発の文字からなる記号を付し、番号を記載しなければならない。但し、軽易な文書についてはこの限りでない。
2 文書番号は毎年四月一日から一連番号により第一号から開始し、翌年三月三十一日に止める。
4 文書が翌会計年度にまたがる場合には、文書管理帳票にその関連事項を記載のうえ、文書番号を改めるものとする。
(条例等の記号及び番号)
第十二条 条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号をつけるものとする。
2 前項の記号は、それぞれ「御蔵島村条例」「御蔵島村規則」「御蔵島村告示」「御蔵島村訓令」とする。
(文書の収受及び配布)
第十三条 役場に到達した文書は、次の方法により収受及び配布しなければならない。
一 役場に到達した文書は、親展(秘)文書、その他開封を不適当と認める文書を除き、すべて開封のうえ、収受印を押し、文書件名簿(各係別)に所要事項を記入のうえ、主管課長に配布すること。
二 親展(秘を含む。)文書その他開封を不適当と認める文書は封筒に収受印を押し、親展(秘)文書処理簿に登載し配布すること。
三 金券、郵便切手、収入印紙、その他貴重品等を添付した文書は、その文書の欄外又は余白にその種類及び員数を記入し、収受事務担当者の確認印を押すこと。さらに金券添付の文書には「金券収入役送付」と朱書するとともに金券送付簿により収入役に送付すること。
四 文書の収受の日時が権利の得喪に係るものと判断されるものについては、収受印を押し、さらに収受事務担当者の確認印を押したうえで、文書収受簿に所要事項を記載し、送付された封筒添付のうえで主管課長に配布すること。
五 複数係に関連する文書は関係の最も多い課長に配布すること。
(執務時間外の到達文書の収受)
第十四条 執務時間外に到達した文書は当直員が受領した後、速やかに総務課長に引き継がなければならない。
第二節 文書の処理
(処理方針)
第十五条 文書はすべて主務係長が中心となり係の事務主任において速やかに処理しなければならない。ただし、事案の性質によつて処理に相当の日数を要するものについては上司の承認を受けなければならない。
(起案)
第十六条 すべて事案の処理は文書による。
2 文書の起案は回議様式により平易明確に起案しなければならない。
3 前項の規定にかかわらず軽易な文書は回議用紙を用いず符箋をもつて、若しくは文書に余白がある場合は、その余白を利用して立案処理し、又は電話その他便宜の方法によつて行い文書の照復を省略することができる。ただし、電話その他便宜の方法によつて処理した場合は、その処理状況を必ず明らかにしておかなければならない。
4 常例により取り扱う文書は一定の簿冊により処理することができる。
(関係書類の添付)
第十七条 同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、その完結に至るまで関係書類を添えなければならない。
(文書の発信者名)
第十八条 庁外へ発送する文書には、村長名又は役場名を用いなければならない。
(回議文書の処理)
第十九条 回議文書は必ず文書発議件名簿(収受文書に基づくものは文書件名簿)に所要事項を記入のうえ記号及び番号を附したのち決裁の手続をしなければならない。
2 決裁済の条例、規則、訓令及び告示の番号は総務課が記入する。
(合議)
第二十条 二以上の課に関連する文書は、関係の最も多い課において処理案を起案し関係のある課の長が合議しなければならない。
(機密又は緊急時案の処理)
第二十一条 機密又は緊急を要する文書は上司の指揮を受けて通常の手続によらず便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。
(浄書及びなつ印)
第二十二条 文書の浄書は主務課において取り扱わなければならない。
2 決裁済の回議書は主務課で決裁年月日を記入し、速やかに浄書照合し、浄書者及び照合者証印のうえ総務課に回付しなければならない。
3 浄書済の文書は総務課において回議書と割印をし、公印を押し、発送を要するものはその手続をしなければならない。
4 施行済の回議書は総務課において施行年月日を記入し、関係簿冊を整理のうえ主務課に返付しなければならない。
(文書の発送)
第二十三条 文書の発送は総務課において取り扱わなければならない。
2 文書は使送、郵送に区分し、使送するものは文書使送簿に、郵送するものは文書郵送簿に各所要事項を記入して発送の手続をしなければならない。
第三節 文書の整理及び保存
(整理及び保存)
第二十四条 文書は常に整理し、重要なものは非常災害時に際し、いつでも持出しのできるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。
(文書主任者の文書の整理)
第二十五条 主務課長は第二十九条の規定により、総務課へ引継いだもの以外の完結文書を必要に応じて活用に供されるよう仕分け、整理しておかなければならない。
(保存種別及び期限)
第二十六条 文書の保存期限はその性質により次の四種に分ける。
第一種 長期保存
法律命令若しくは例規となるべき通牒、令達又は進退に関する原議及び歴史資料となるべき文書、並びに地籍に関する文書その他長期保存を必要とする重要な文書
第二種 十年保存
各種の指令、通牒又は重要な上申報告、復命書及び往復文書の類で長期に保存する必要のない重要な文書
第三種 五年保存
上申、報告、伺、届、復命書その他往復文書の類で一年で廃棄することを適当としない普通文書
第四種 第一種乃至第三種文書に該当しない軽易な普通文書
(保存年限の起算)
第二十七条 文書の保存年限は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の初めから起算する。
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間、証拠として保存する必要がある文書については、それぞれ法令に定める期間又は時効完成期間とする。
(完結文書の編集製本等)
第二十八条 完結文書は前条の分類により事務主任者が次に掲げるところに従い編集及び製本しなければならない。
一 編集は会計年度によつて区別する。ただし、必要と認められる場合は暦年によることができる。
二 二以上の完結文書で保存年限を異にする場合において、その文書が相互にきわめて密接な関係があるときは、その長期のものにより編集製本すること。
三 表紙には名称、年度及び役場名を記載すること。
四 索引目次をつけること。
五 一簿冊に製本することができないときは事務の種別又は事項別に適宜分冊すること。
六 紙数の都合によつては二年又は三年度以上にわたる分を一冊とすることができる。この場合においては区分紙を差し入れ年又は年度の区分を明らかにすること。
七 年又は年度を越えて処理した文書は、その文書が完結した年又は年度の分に製本すること。
八 製本は厚さ八糎を限度とする。
(保存文書の引継)
第二十九条 主務課長は完結文書のうち長期保存文書について、会計年度によるものにあつては翌年八月末日までに、暦年によるものにあつては、翌年三月末日までに編集し、引継目録を添えて総務課長に引継がなければならない。
(文書の利用)
第三十条 保存文書を主務課以外の職員が利用するときは、主務課長(長期保存文書については総務課長)の承認を受けなければならない。
2 借用利用する場合にあつては三日を限度とする。
(文書の廃棄)
第三十一条 文書が保存期限を経過したときは、当該文書を廃棄しなければならない。
2 保存期限を経過した文書でなお必要があると認めるものは、更に年限を定めてこれを保存することができる。
3 文書を廃棄しようとするときは、当該文書について廃棄の日時、方法を明らかにして廃棄の決裁を経なければならない。
4 廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするものは、焼却、裁断等の方法により廃棄しなければならない。
5 文書の廃棄をしたとき又は紛失、き損したときはその理由を明記し、台帳を整理しなければならない。
第四章 公文礼式
(令達の種類)
第三十二条 令達の種類は、次の通りとする。
一 条例 地方自治法(昭和二十二年法律第六十七号)第十四条の規定により制定するもの
二 規則 地方自治法第十五条の規定により制定するもの
三 告示 一定事項を特定多数の人又は一般に周知させるため公示するもの
四 訓令 庁内一般又はこれらの職員に対して事務処理又は一定事項につき令達するもの
五 指令 許可、認可等の行政上の処分、諮問又は補助金等の交付に対し意志を表示するもの
2 前項に定めるものの外、村長の意志を表示し、若しくは方針を指示し又は事実を知らせるものを「通知」という。
第五章 職務心得
(出勤簿のなつ印)
第三十三条 職員は定刻までに出勤したときは、自ら出勤簿にあらかじめ届け出た印をもつて押印しなければならない。
(年次休暇等の請求)
第三十四条 次に掲げる休暇等は、休暇、職免処理簿により行わなければならない。
二 職員の職務に専念する義務の特例に関する条例(昭和二十六年条例第六号)第二条の規定に基づく職務に専念する義務の免除申請
(執務上の心得)
第三十五条 職員は職務時間中みだりに執務の場所を離れてはならない。
2 職員は執務環境の整理に努めるとともに、物品等の保全に心がけなければならない。
3 職員は出張、休暇等により不在となるときは、担任事務の処理に関し、必要な事項を上司又は上司の指定する職員に連絡し事務の処理に支障のきたすことのないようにしておかなければならない。
(出張)
第三十六条 職員は出張を命ぜられたときは、出張に際し、上司の指示を受け、当該用務が終了したときは速やかに帰庁しなければならない。
2 職員は出張の途中において用務の必要又は天災その他やむを得ない事情により、その予定を変更しなければならないときは、電話、電報等により上司の承認を受けるとともに帰庁後速やかに所定の手続きをとらなければならない。
3 職員は出張から帰庁したときは、直ちに口頭又は文書によりその要旨を上司に報告しなければならない。
(退庁時の措置)
第三十七条 職員は退庁しようとするときは、次に掲げる処置をとらなければならない。
一 文書及び物品等を整理し所定の場所に収置させること。
二 看守を依頼する物品等は当直員に確実に引き継ぐこと。
三 火気の始末、消灯、戸締等火災及び盗難の防止のための必要な措置をとること。
(勤務を要しない日等の登退庁)
第三十八条 職員は勤務を要しない日、休日等に登庁したときは、登庁及び退庁の際当直員等にその旨届け出なければならない。
(私事旅行等の届)
第三十九条 職員は私事旅行等により、その住所を離れるときは、その間連絡先等を予め届け出なければならない。
(欠勤の届)
第四十条 職員は第三十四条に定める場合を除き勤務できないときは、予め届け出なければならない。ただし、疾病等やむを得ない事由により、予め届け出ることができないときは、その旨速やかに連絡し、出勤後直ちに所定の方法により届け出なければならない。
2 職員は疾病のため欠勤が十五日以上に及ぶときは、医師の診断書を添えて期間を定めて届け出なければならない。その期間を過ぎてなお十五日以上欠勤しようとするときも同様とする。
3 職員は遅参したとき又は早退しようとするときは、遅参早退簿により届け出なければならない。
(事務引継ぎ)
第四十一条 職員は休職、退職等をするときは、速やかにその担任事務の処理の経過を記載した事務引継ぎ書を作成し、後任者又は上司の指定する職員に引継ぎ、その結果を上司に報告しなければならない。ただし、上司の許可を得たときは、口頭により事務引継ぎを行うことができる。
(退職)
第四十二条 職員は、退職しようとするときは、特別の事由がある場合を除き、退職しようとする日前二十日までに退職願を提出しなければならない。
(事故報告)
第四十三条 職員は職務の遂行に関し事故が発生したときは、速やかにその内容を上司に報告して、その指示を受けなければならない。
(非常の場合の措置)
第四十四条 職員は、役場庁舎及びその付近に火災その他の非常事態が発生したときは、速やかに登庁して臨機の処置を講ずるとともに上司の指示を受けなければならない。
第六章 当直
(当直員)
第四十五条 庁舎に当直勤務に従事する職員(以下「当直員」という。)をおく。
2 当直員は、総務課長の指定する職員の輪番制とする。
3 女子職員は特に指定する場合を除く外、当直勤務に従事しない。
(当直命令)
第四十六条 当直者の順序及び日割は総務課長が定め、当直前七日までに当直員に通知しなければならない。
(疾病等による代直)
第四十七条 当直を命ぜられた者が疾病、事務の都合その他やむを得ない事由により宿直することができないときは、代直者を定めて上司の承認を受けなければならない。
(勤務時間)
第四十八条 当直を分けて宿直及び日直とする。当直員の勤務時間は次に掲げる区分による。
一 月曜日から金曜日までの間にあつては、退庁時限から翌日の出勤時限までとする。
二 土曜日にあつては、退庁時限から通常の退庁時限まで及び通常の退庁時限から翌日の出勤時限までの二段とする。
三 休日等にあつては、通常の出勤時限から通常の退庁時限まで及び通常の退庁時限から翌日の出勤時限までの二段とする。
(当直者の任務)
第四十九条 当直員は次に掲げる事項をつかさどる。
一 文書の収受及び急施を要する文書の発送
二 文書に公印のなつ印
三 公印及び定められた鍵等の保管
四 庁舎等内外の巡視
五 前各号に定めるもののほか、庁中取締に関すること。
(当直中の職務心得)
第五十条 当直員は総務課長が指定する場所で勤務し、服務中みだりに庁舎をはなれてはならない。
(当直員の文書の取り扱い)
第五十一条 当直員は、次の各号により事務を処理しなければならない。
一 収受文書(親展文書及び秘文書を除く。)のうち緊急を要すると認められるものは、これを開披しその要領を所管の上司に連絡してその指示を受けること。
二 速達、親展文書及びその他至急親展文書(秘文書を含む。)は、開披しないで直ちに名宛の者の自宅に連絡し、その指示を受けると同時に受領印を受けること。
三 前各号以外の文書及び収受した金銭その他貴重品等は厳重に保管すること。
四 休日等が二日以上にわたる場合における前号の文書その他の物件は、一当直ごとに区分結束して交替者に引き継ぐこと。
五 文書に公印のなつ印を求めるものがあるときは、必ず原議と対照し、文書番号、件名、宛先、起案者その他必要な事項を役場日誌に記載してなつ印すること。
六 訴訟、訴願、異議の申立等に関する文書は、封筒に文書の到達した日時を明記して本人の印を押すこと。
七 電話、口頭で受理した重要な事項は、役場日誌にその要領を記載し、急を要するものは、速やかに上司に報告すること。
(非常災害に対する措置)
第五十二条 当直中次の事由が生じた場合当直員は、直ちに総務課長に急報してその指揮を受けるほか臨機の措置をとらなければならない。
一 庁舎内及びその付近並びに島内重要建造物に火災が発生したとき。
二 出水、ガケ崩れ、その他非常事態が発生したとき。
三 前各号のほか急施または応急措置を必要とする事態が発生したとき。
(役場日誌)
第五十三条 当直員は、別紙様式による役場日誌に次の事項を記載し、勤務時間終了後収受物件とともに当直主管課長に引き渡し、その決裁を受けなければならない。
一 取扱文書の種類及び件数
二 庁中取締に関する事項
三 その他重要と認める事項
(備付書類等)
第五十四条 当直室に備えつけなければならない簿冊書類は次のとおりとする。
一 役場日誌
二 文書送付簿
三 公印及び鍵
四 郵便切手及び郵便切手整理簿
五 その他総務課長が必要と認めたもの
附 則
1 この規程は、昭和六十二年二月一日から施行する。
2 第十一条第二項の規程は、昭和六十三年から適用する。
附 則(平成一五年訓令第一号)
この規程は、平成十五年四月十日から適用する。
附 則(平成二三年訓令第一号)
この規程は、平成二十三年四月一日から施行する。
別表第一
総務課 | 総務係 民生係 企画財政係 |
産業課 | 産業建設係 発電係 |
会計管理者 | 会計係 |
別表第二
総務課 | 総務係 | 一 公文書の収受発送及び整理保存に関すること。 二 儀式及び外部との交際に関すること。 三 議会に関すること。 四 条例規則等の審査及び公告式に関すること。 五 公印の管守に関すること。 六 選挙管理委員会に関すること。 七 監査委員に関すること。 八 請願、訴訟及び和解に関すること。 九 庁内管理及び当直に関すること。 十 消防、防災、災害救助に関すること。 十一 戸籍に関すること。 十二 住民基本台帳に関すること。 十三 埋火葬の許可に関すること。 十四 住民の応接及び相談に関すること。 十五 外国人登録に関すること。 十六 印鑑の登録及び証明に関すること。 十七 身分証明及びその他の証明に関すること。 八 自衛官募集に関すること。 十九 公報、公聴に関すること。 二十 職員の給与及び旅費、共済、公務災害補償に関すること。 二十一 職員研修に関すること。 二十二 東京都町村会、東京都島嶼町村会、東京都島嶼一部事務組合に関すること。 二十三 御蔵島会館運営に関すること。 二十四 開発総合センターに関すること。 二十五 簡易水道に関すること。 二十六 清掃及び環境衛生に関すること。 二十七 防災行政無線に関すること。 二十八 その他係内事務に関連すること。 二十九 その他、他係に属しないこと。 |
民生係 | 一 社会福祉に関すること。 二 社会福祉協議会に関すること。 三 児童福祉に関すること。 四 保育所運営に関すること。 五 母子保健に関すること。 六 老人福祉及び医療に関すること。 七 老人福祉館管理に関すること。 八 精神保健福祉に関すること。 九 保健衛生に関すること。 十 民生委員及び児童委員に関すること。 十一 国民健康保険に関すること。 十二 診療、医療及び診療所運営に関すること。 十三 国民年金に関すること。 十四 介護保険に関すること。 十五 その他係内事務に関連すること。 | |
企画財政係 | 一 企画及び総合調整に関すること。 二 予算の編成及び執行に関すること。 三 振興交付金、調整交付金に関すること。 四 職員の任用、服務及び賞罰に関すること。 五 地方交付税に関すること。 六 村債に関すること。 七 村税の賦課及び徴収に関すること。 八 固定資産に関すること。 九 村税の証明に関すること。 十 工事、物品その他の契約及び検査に関すること。 十一 総合開発審議会に関すること。 十二 地方分権に関すること。 十三 行政改革に関すること。 十四 市町村合併に関すること。 十五 情報通信化に関すること。 十六 電算化に関すること。 十七 その他係内事務に関連すること。 | |
産業課 | 産業建設係 | 一 農林水産業に関すること。 二 商工業に関すること。 三 産業経済団体に関すること。 四 農業委員会に関すること。 五 観光事業に関すること。 六 宿泊施設に関すること。 七 道路橋梁に関すること。 八 高齢者対策事業に関すること。 九 村有自動車の運行管理に関すること。 十 ヘリコミ事業に関すること。 十一 ヘリポート管理に関すること。 十二 村営住宅に関すること。 十三 統計に関すること。 十四 国土利用計画に関すること。 十五 公園、緑地に関すること。 十六 受託航路事業に関すること。 十七 港湾、河川及び砂防に関すること。 十八 地籍調査事業に関すること。 十九 産業センターに関すること。 二十 その他係内事務に関連すること。 |
発電係 | 一 受託発電事業に関すること。 二 他の課及び係に属する現場事業の協力に関すること。 |
